Hír

Az Országos Széchényi Könyvtár Könyvtári Intézete idei 3 lépésben online szakmai napján a vezetők a szervezeti kultúra formálásában betöltött szerepéről és felelősségéről hallhattak előadásokat a résztvevők. Három előadónk – Szabó Veronika, Tóth Csilla és Kovácsné Koreny Ágnes – elméleti ismereteket és saját tapasztalataikból merített jó gyakorlatokat is megosztottak a 143 résztvevővel.

Szabó Veronika szervezetfejlesztővel már másodjára találkozhattak azok, akik figyelemmel kísérik a 3 lépésben konferenciasorozat előadásait. 2022-ben arról hallhattunk, hogy a vezetők mit tehetnek az eredményes változáskezelés érdekében, idén pedig a szervezeti kultúra formálásáról, a vezetők abban betöltött szerepéről, nehézségeiről és felelősségéről beszélt. Az előadó azt kérte a hallgatóságtól, hogy beosztástól függetlenül mindenki fordítsa le saját területére, életére mindazt, amit az előadásában hallani fog. Az előadás kulcsgondolata az volt, hogy a szervezeti kultúra nem egy elvont, megfoghatatlan fogalom, hanem mindaz, amit teszünk. A vezetők felelőssége tehát különösen nagy, mivel viselkedésük példaként szolgál. A szervezeti kultúra mindazokat a közös értékeket, attitűdöket magában foglalja, amelyek mindennapi tevékenységeink során megvalósulnak. Ennek látható, jól érzékelhető része – a jéghegy csúcsa – az, amit magunk is hirdetünk magunkról, nem látható és jóval nagyobb részét pedig a félelmeink, a tradíciók határozzák meg nagyon erősen. Ezért különösen fontos, hogy erre a kevésbé nyilvánvaló, de mégis lényeges területre minél nagyobb legyen a rálátásunk. Ehhez visz minket közelebb a szervezeti értékeink konkretizálása. Hiszen ugyanaz a kifejezés (pl. együttműködés) teljesen más tartalommal bírhat két különböző stílusú vezetői viselkedés mentén. Az együttműködés jelentheti azt, hogy együtt vagyunk, és mindenki azt csinálja, amit a vezető mond, de jelentheti a munkatársak valódi bevonását is a problémamegoldásba. A vezető egy szerepmodellt testesít meg, viselkedése mintát nyújt. Különösen fontos ezért a vezetői önismeret, mert a benne lévő emberkép erősebben befolyásolja a döntéseket, mint az alkalmazott eszközök.

A vezető a szervezeti kultúrára azzal tud hatni, hogy víziót állít a szervezet elé, továbbá elengedhetetlen az érzelmi intelligencia, a folyamatos és kétirányú kommunikáció, a munkatársak felhatalmazása, a bizalom kiépítése, a befogadás, a diverzitás, az innováció (ér hibázni!), a delegálás és a transzparencia abban, hogy mi alapján születnek döntések, valamint a felelősségvállalás. Mindezek vezetnek a vezetők és a munkatársak közötti bizalomhoz, amelynek a középpontban (a „szívben”) kell állnia. Mindezt a vezető felelőssége megteremteni. Mindezt úgy érheti el, ha a vezető maga is felvállalja a sebezhetőségét. Hogyan vállalható fel a sebezhetőség? Egyrészt őszinteséggel: megmutatja a saját nehézségeit. Másrészt, hogy szükség esetén megteszi, amit nehéz megtenni, még akkor is, ha mások nem teszik meg. Harmadrészt úgy, hogy megosztja a döntések hátterét, de pont annyit, amennyit a másik fél elbír.

Egy vezető akkor vezető, ha van, aki kövesse. Ezért előadónk azt javasolja a vezetőknek, hogy találják meg az első követőt, mivel ő lesz a társuk a szervezeti kultúra alakításában.

Nagyon fontos az ún. pszichológiai biztonság megélése, ami azt jelenti, hogy a munkatárs számára a kirekesztéstől, gúnytól, megtorlástól való félelem nélkül megélhető a befogadás, a tanulás, az ötletelés, a nem elfogadása annak, hogy „így szoktuk csinálni”, valamint azt mondani, hogy „nem tudom”.

A vezetők számára a szervezeti kultúrára tett hatás, felelősség nagyon is megterhelő lehet. Az előadó ezért hangsúlyozta a közös felelősséget, ami nem kevesebbet jelent, mint hogy „mi magunk vagyunk a kultúra”. Munkatársként is felelőssé vállunk, ha nem emeljük fel a szavunkat akkor, ha valami nem megfelelő.

Az előadás végén az a kérdés érkezett, hogy az előadó látott-e már könyvtári környezetben szervezetikultúra-felmérést. Az előadó válaszában elmondta, hogy elkötelezettségmérést már látott, de két olyan egyszerű kérdéssel is sok mindent meg lehet tudni, mint például: „Mi az, amit szeretsz itt? Mi az, amin változtatnál?”

Tóth Csilla előadásában A vezetői példamutatás erejéről, a támogatás, a bizalomépítés és a munkahelyi kapcsolatok jelentőségéről hallhattunk.Az intézmény rövid bemutatása után megtudhattuk vezetői hitvallását, miszerint „Váljunk azzá a vezetővé, akire mindig vártunk!” Nagyon fontosnak tartja a bizalom kiépítését és a példamutatást, hiszen csak úgy alakulhat ki motivált csapat. Fontos, hogy a vezető víziót adjon, jól kommunikáljon, empatikus legyen, hatékonyan hozzon döntéseket, maradjon rugalmas, fejlődőképes, maga is motivált legyen, tudja, hogyan érje el a célokat. A hozzá legközelebb álló vezetői típus az ún. „szolgáló vezetés”, amely minden vezetési stílus alapja, és amely attitűd mindenkiben megtalálható. A KMÉR Vezetés kritériumából a példamutatásra és a kapcsolattartásra vonatkozó értékelési szempontokat emelte ki. A példamutatás kapcsán a folyamatos fejlődés szükségességére hívta fel a figyelmet. A könyvtár 2020-as új stratégiai tervében a Covid hatására is új szemlélet jelenik meg: a fejlődés elősegítése, a példamutatás, a motiváció és elkötelezettség növelése. Elérendő eredményként a Széchenyi István Egyetem Egyetemi Könyvtár és Levéltár munkájának elismerését tűzték ki célul. Ehhez fontos volt összehangolni a szervezeti célokat az egyéni és az intézményi célokkal. Az összehangolás a két intézmény stratégiai céljai mentén, valamint az egyéni teljesítményértékelési rendszer intézményi stratégiákhoz kapcsolásával valósult meg. A stratégia megvalósításához munkacsoportokat, felelősöket jelöltek ki. Előadónk nagy hangsúlyt fektet a személyes belső kommunikációra, rendszeres értekezletekre, megbeszélésekre (bizalom kiépítése). Támogatja a képzéseken való részvételt. A bizalom kiépítésének eredményeként nagy hangsúlyt kapnak az egyéni és csoportos kezdeményezések. A mindenki által ismert stratégiához igazodva támogatja a munkatársi ötleteket. Szintén fontos az egyéni és a munkatársi igények összehangolása, a win-win helyzet kialakítása. A vezetői kapcsolatokban kiemelten fontosnak tartja a becsületességet. A partnerkapcsolatok terén ennek a hozzáállásnak is számos hozadéka van, például egyre bővülő partneri kör. A szervezeten belüli nyílt kommunikáció alapvetően fontos a problémamegoldás során. Fontosnak tartja, hogy a tágabb közösség számára is hasznosuljon a munkájuk. Szintén elsődleges jelentőségű, hogy a rendelkezésre álló erőforrásokkal és partneri együttműködésekkel a küldetés megvalósítását segítsék elő. Az egyetemi felső vezetéssel rendszeres a kapcsolattartás, így az egyetemi szervezeti egységekkel is támogató munkakapcsolat alakult ki. Zárógondolatként megfogalmazta, hogy az a legfontosabb, hogy az adottságokból igyekezzünk a legtöbbet kihozni.

Kovácsné Koreny Ágnes egy, a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR) mentén megfogalmazott személyes előadással készült. A Vezetni, inspirálni, kapcsolódni, avagy hogyan építsünk bizalmat és közösséget vezetőként?című előadása elején elmondta, hogy 2024. február végétől tölti be a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár főigazgatói pozícióját. Kinevezésekor fontosnak tartotta a munkatársak számára egy olyan bemutatkozó előadás megtartását, amelyben felvázolta, hogy milyen szervezetet szeretne kialakítani a meglévő hagyományokra építve, de számos változást bevezetve. Hangsúlyozta a beszélgetés fontosságát. Az általa megálmodott szervezet nyitott és elfogadó, amelyben érték az, hogy a munkatársak mindannyian mások. Az elfogadás másokra, magunkra és a környezetre is vonatkozik.

Megkülönböztetünk formális és informális vezetést. Mitől lesz valaki vezető? A kinevezéstől? – tette fel a kérdést. Tudástól, tapasztalattól, képességektől? Attól, ha a munkatársak felnéznek rá.

Megtudhattuk, hogy vezetőként nagyon hasznosnak tartja a DISC-modell használatát, mivel ennek alkalmazása jobb önismeretet eredményez, és segítségével felismerhetjük saját magunk és mások viselkedésének rugóit. A modell négy színnel jelölve négy csoportot különböztet meg, azon belül introvertált és extrovertált embereket. Ha ismerjük magunk és mások fő karakterét, akkor értjük és alkalmazkodhatunk mások viselkedéséhez. A domináns, a befolyásoló, a stabil és a szabálykövető, azaz a piros, a sárga, a zöld és kék személyiségjegyek erősségei és gyengeségei alapvetően határozzák meg a vezetői viselkedést, és teszik lehetővé egyben a fejlődést is. A helyzetfüggő vezetési modell azt jelenti, hogy a döntéseknél meg kell vizsgálni a szituáció részleteit, majd a helyzethez alkalmazkodva meghozni a döntést.

Előadónk az alábbi kapaszkodókat alkalmazza a döntésekhez:

Vezetői hitvallás: értékrendek, célok, prioritások tisztázása saját magunkban. Önismeret, érzelmi intelligencia. A korábbi tapasztalatok és az azokból levont tanulságok. Nem kell egy vezetőnek mindenhez érteni: kimondható, ha valamihez nem ért. Mások tapasztalatának bevonása. Objektív adatok, döntéstámogató technikák és eszközök: döntési mátrix, SWOT-elemzés, „hűtési idő” biztosítása a higgadt átgondolás érdekében. A vezetői szándék tisztázása miatt a „Miért tesszük ezt?” kérdés feltevése magunknak. Hosszú távú gondolkodás, a szervezet jövőképének fókuszban tartása. Támogató partneri kapcsolatok kiépítése (belső és külső támogatók), a korrekció lehetőségének megőrzése (rugalmasság).

Fontos, hogy a vezetők megfogalmazzák vezetői hitvallásukat. A vezetői hitvallás egy vezető személyes és szakmai alapelveinek, értékrendjének és meggyőződésének összefoglalása, amely iránytűként szolgál a vezetőnek a döntéshozatalban, a csapat irányításában, valamint a szervezeti célok megvalósításában. Ez tartalmazza az alapvető értékeket, a vezetői stílust, a küldetés, a jövőkép és konkrét alapelvek meghatározását. Mindezek döntéshozatali keretet biztosítanak.

Az előadó hangsúlyozta a vezetői példamutatás jelentőségét, hiszen a vezető viselkedése az egész csapat viselkedését formálja. Hasonlóan fontos az inspiráció, amelyet személyes bevonódással, az innováció elősegítésével, közös ötleteléssel is elősegít.

Végezetül kitért a vezetői kapcsolatépítés fontosságára is, különösen a fenntartóval és a társadalmi partnerekkel. A fenntartó esetében a hiteles adatokra és kommunikációra lehet építeni. A társadalmi partnerek esetében a könyvtár közösségi szerepének erősítése is fontos szempont.

Az előadás zárógondolata: A legmaradandóbb hatást nem azáltal érjük el, amit mondunk vagy teszünk, hanem azáltal, amit mások éreznek, amikor velünk dolgoznak.

Mindhárom előadásban a vezetői minta, a vezetői példamutatás fontosságáról és felelősségéről hallhattunk elsősorban. Zárszóként azonban fontosnak tartjuk kiemelni azt a gondolatot, hogy a szervezeti kultúráért, az abban megélt élményeinkért mi mindannyian – vezetőként vagy munkatársként – felelősek vagyunk, hiszen ahogy a minket körülvevő kultúra észrevétlenül formál és alakít, úgy mi magunk is hatással vagyunk rá a mindennapokban.