A webtárhely kezeléséhez a Nextcloud szoftvert használjuk. Ez egy ingyenes, nyílt forráskódú szoftvercsomag, amelyet kimondottan fájltárolási szolgáltatásokra fejlesztettek ki. Kétféle elérést biztosít: a webes felületen bejelentkezés után a böngészőben elérhetőek a saját jogú és megosztott mappák, a kliens szoftvert telepítve pedig a saját gépünk fájlkezelőjéből, vagy mobileszközünkről tudunk közvetlenül a felhőben dolgozni. A biztonságos adatvédelem szempontjából fontos, hogy ne publikus tárhelyet használjunk, hogy az érzékeny adatok ne kerülhessenek ki az intézményből.
Az intézményben leginkább használt funkció a fájlmegosztás (személyre szabható, hogy melyik felhasználóval osztjuk meg és milyen jogosultsággal az adott állományokat). Lehetőség van link segítségével külső felhasználók számára is, praktikusan a honlapon keresztül megosztani dokumentumokat, pl. az alapdokumentumainkat, szabályzatokat, útmutatókat stb. Ezen Jógyakorlat-gyűjteménybe szánt illusztrációs anyagokat is így osztjuk meg.
A naptárfunkció a google-naptárakhoz hasonló, minden programhelyszínnek külön tervezőnaptára van, így bármikor, bármilyen platformon távolról is meg tudjuk mondani, hogy pl. szabad-e adott időpontban egy terem. A naptárban minden, az adott teremben zajló eseményt rögzítünk, ez nagymértékben támogatja a munkaszervezést, a programszervezést és a tájékoztatást is. Létrehoztunk szabadságos naptárakat is, ahol a munkatársainkról látható, ha épp nincsenek az intézményben. Ezen kívül létezik még hirdetőtábla, de űrlapokat is létrehozhatunk és további sok egyéb funkcióra van lehetőség.
A felhőalkalmazást fokozatosan terjesztettük ki, és el a munkatársak körében. A felhasználói csoportok körét kibővítettük a KSZR könyvtárakkal is, ezzel is segítve a működésüket. A felhasználói kört mindig képezni szükséges az új funkciók bevezetésekor, illetve folyamatos tájékoztatás szükséges a megosztott dokumentumok eléréséről. A belső képzések csoportosan, illetve egyéni konzultációkkal történnek.
Az intézményi felhőben található a minőségirányítási dokumentáció, a szabályzatok és alapdokumentumok, a vezetői emlékeztetők, a rendezvények plakátjai, az arculati elemek, a napi munkához szükséges nyomtatványok, a munkabeosztás, a statisztikai adatgyűjtés táblázatai. Az eseménynaptárakban elérhetők a programok (felelősökkel, feladatokkal), gépkocsi használata (hová, mikor, kivel), illetve az online beiratkozás űrlapja is itt található.