Hír

Vannak-e elavult, idejétmúlt vagy helytelen információk, tudás a rendszereidben, amelyeket egyszerűen lehetetlen eltüntetni? 

 

Halloween után illendőnek tűnik rávilágítani a vámpírtudás alattomos problémájára. A néphagyományban szereplő névrokonához hasonlóan a vámpírtudás is az árnyékokból bújik elő, elszívja a termelékenységet, és zavart kelt a szervezet egészében.

 

A halhatatlanság problémája

 

Miért maradnak fenn az elavult ismeretek ilyen kitartóan? Gyakran egyszerűen azért, mert még senki sem szüntette meg őket véglegesen, mert a szervezetnek nincs egyértelmű eljárása bizonyos tartalmak elavultnak nyilvánítására és szisztematikus eltávolítására. A tudásmenedzserek kiválóan értik a tudás létrehozását és tárolását, de sokkal kevésbé annak visszavonását. Ez a vonakodás részben a bizonytalanságból és a félelemből fakad – mi van, ha valakinek még szüksége van rá, vagy mi van, ha tévedünk az elavultságát illetően?

 

Ezt a kihívást tovább nehezíti, hogy a vámpírtudás ritkán található meg egyetlen helyen. Ha a dokumentumkezelő rendszerben eltávolítjuk, akkor az e-mailekben bukkan fel újra. Ha az intranetről eltávolítjuk, akkor a megosztott meghajtókon szétszórt PowerPoint prezentációkban marad meg, és minden egyes másolat potenciális feltámadási pontot jelent.

 

Egyes szervezetekben a származás is megalapozhatja a meg nem érdemelt halhatatlanságot, amikor a vezető beosztású vezetők vagy elismert szakértők által létrehozott információk és ismeretek olyan védőaurát kapnak, hogy azok megkérdőjelezése vagy eltávolítása eretnekségnek tűnik, még akkor is, ha a körülmények egyértelműen megváltoztak.

 

A vámpírok azonosítása

 

Az azonosítás az első lépés a felszámolás felé, és megtanulhatjuk felismerni az árulkodó jeleket.

 

Figyeljünk azokra az eljárásokra, amelyek már nem létező rendszerekre vagy távozott alkalmazottakra hivatkoznak, és a „mindig is így csináltuk” kifejezés is azonnali vizsgálatot kell, hogy kiváltson. Gyakran előfordul, hogy ezek a hagyományos gyakorlatok már nem szolgálják eredeti céljukat, mégis fennmaradnak a szervezeti tehetetlenség miatt.

 

A jelenlegi gyakorlatnak ellentmondó irányelvek különösen veszélyes kategóriát képviselnek. Ezek a vámpírok különösen problémásak, mert jogi és megfelelési kockázatokat jelentenek. Ha a hivatalos irányelv-kézikönyv egy megközelítést ír elő, míg a szervezet egy másikat alkalmaz, akkor zavart kelt, ami a szervezetet felelősségre vonhatóvá teheti.

 

A zombi mutatók külön említést érdemelnek. Hány jelentés készül, kerül forgalomba és tárolásra a szervezetben annak ellenére, hogy már nem szolgálnak a döntéshozatalok alapjául? Erőforrásokat és figyelmet emésztenek fel, és nulla értéket képviselnek: tökéletes példák a szervezet energiáját felemésztő vámpírtudásra.

 

A vámpírok megölése

 

A vámpírok hatékony eltávolításához bátorságra és szisztematikus megközelítésre van szükség. A tudásmenedzsereknek megfelelő eszközökre és szervezeti támogatásra van szükségük ahhoz, hogy a szívükbe döfhessék a karót az elavult tartalmaknak.

 

A vámpírok ellenőrzésének alapját a meghatározott lejárati dátumokkal rendelkező rendszeres tudásauditok jelentik. Ahelyett, hogy megvárnánk, amíg a tartalom nyilvánvalóan elavul, hozzunk létre a tudáselem jellegéhez igazodó felülvizsgálati ciklusokat.

 

A verziókezelés és az egyértelmű elavult jelölés fontos figyelmeztető rendszerként szolgál. Ha a tartalom nem távolítható el azonnal – például mert néhány régebbi felhasználónak még mindig szüksége van rá –, a jól látható figyelmeztetések akadályozzák az új áldozatok megjelenését. Az „elavult”, „archivált” vagy „csak referencia céljára” jelölések úgy működnek, mint a fokhagyma: figyelmeztetik az embereket, hogy kerüljék el a veszélyes tudást.

A szervezeti kultúraváltozás lehet a legfontosabb tét. A szervezetekben pszichológiai biztonságot kell teremteni a meglévő információk megkérdőjelezéséhez. Amikor az elavult tudás megkérdőjelezését konstruktívnak, nem pedig engedetlennek tekintik, akkor hozzák létre a vámpírok elleni immunrendszert.

 

A kijelölt tudásgondnokok, akik egyértelmű felhatalmazással rendelkeznek a tartalom visszavonására, megszüntetik a megosztott felelősségből fakadó tehetetlenséget. Ezen kollégáknak rendelkezniük kell mind a tartalom érvényességének megítéléséhez szükséges szakértelemmel, mind pedig a megítélés alapján történő fellépéshez szükséges szervezeti felhatalmazással.

 

Megelőzés: az új vámpírok megjelenésének megakadályozása

 

A cél nem a vámpírokra való folyamatos vadászat, hanem azok felszámolása és megelőzése, ezért a tudásba már a kezdetektől be kell építenünk a lejárati dátumokat, jelezve azok várható élettartamát és felülvizsgálati ütemezését. Ezáltal a tudásmenedzsment reaktív tisztításból proaktív életciklus-kezeléssé alakul át.

 

Érdemes létrehozni egyetlen hiteles forrást, ahelyett, hogy szétszórt másolatok szaporodását engednénk, és megkönnyíteni a tartalom frissítését vagy eltávolítását új párhuzamos verziók létrehozása helyett. Amikor a legkisebb ellenállás útja a meglévő tudás fenntartásához vezet a versengő alternatívák létrehozása helyett, akkor elérhető a rendszer olyan kialakítása, amely természetesen ellenáll a vámpírok kialakulásának.

 

Tudásmenedzserekként éber vámpírvadászoknak kell lennünk, akik megvédik szervezeteiket az élőhalott tudás termelékenységet csökkentő hatásától. 

 

Forrás: Vampire knowledge: The undead information haunting your organisation - CILIP: the library and information association

A kép forrása a cikk.