Idén tavasszal találkozhattak először a címben szereplő elnevezéssel a szakma képviselői, de mára már sok könyvtárosnak gyakorlati tapasztalata is van a Könyvtári Intézet új szolgáltatásával kapcsolatban. Cikkemben áttekintem az adatbázissal kapcsolatos alapvető kérdéseket, mint hogy miért jött létre az adatbázis, vagy hogyan frissülnek benne napról napra az adatok. E sorok írásakor már három hónap telt el az adatbázis „élesítése” óta, így már szót ejthetünk az eddigi tapasztalatokról és visszajelzésekről is.

Mi a célja?

Először talán a legalapvetőbb kérdést érdemes tisztázni. Az adatbázis azért jött létre, hogy legyen egy minél teljesebb nyilvántartás a magyarországi könyvtárakról, amely szabadon hozzáférhető bárki számára. Nemcsak alapadatokat rögzít, hanem a könyvtárak több mint 30 jellemző adatára kérdez rá, amelyek között megtalálhatóak például a fő- és mellékgyűjtőkörök, saját kiadványok, az ingyenes és térítéses szolgáltatások, előfizetett adatbázisok stb. Megkötés nélkül, bármely könyvtár kérheti a felvételét az adatbázisba, magánkönyvtártól kezdve az iskolai könyvtárakon át a különböző intézményi szakkönyvtárakig.

Milyen adatokkal indult el az adatbázis?

Valójában nem teljesen új szolgáltatásról van szó, hanem a Könyvtári Intézet korábbi két adatbázisának összevonásáról és megújításáról. A Minerva Gyűjtőköri Adatbázist egyesítettük a Nyilvános Könyvtárak Adatbázisával, így jött létre a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisa. Az előd adatbázisoknak köszönhetően sok könyvtárról rendelkeztünk már adatokkal, amelyek alapjául szolgátak az újnak. Sajnos, a Minerva az utóbbi években elvesztette neki szánt szerepét. Ebben az adatbázisban az adatok frissítése kizárólag az egyes könyvtárak saját feladata volt, amit egyre ritkábban tettek meg, így ebből a forrásból csak utoljára több évvel ezelőtt ellenőrzött adatot sikerült átvenni a könyvtárak túlnyomó többsége esetében. Több mint 900 könyvtárról azonban teljesen friss nyilvántartással rendelkezünk, hiszen a Könyvtári Intézet törvényileg szabályozott feladata a hivatalos Nyilvános Könyvtárak Jegyzékén szereplő könyvtárak adatainak kezelése. Azonban az adatbázis szempontjából fontos megjegyezni, hogy a jegyzék vezetése jóval kevesebb adatkört érint, mint amennyit az új adatbázisunk nyilvántart, tehát e könyvtárak esetében sem teljes körűen frissek az adatbázisban szereplő adatok. De itt az adatok forrása még nem merült ki, hiszen rendelkezésünkre álltak a könyvtárak 2013. évi könyvtári statisztikai adatai, amelyek szintén lehetőséget adtak arra, hogy frissítsük több ezer könyvtár alapadatát a tavaly év elején érvényes adatokkal. Ezeknek a forrásoknak köszönhetően elmondható, hogy a könyvtárak alapadatait tekintve viszonylag friss, másfél éves adatokkal indult el a nagyságrendileg 3000 könyvtárat nyilvántartó adatbázis, és csak a speciálisabb adatköröket tekintve futhatunk bele öt-hét éves adatokba.

Hogyan frissül az adatbázis?

Hasonlóan a korábbi Minervához, az adatok frissen tartása itt is elsődlegesen a könyvtárak saját feladata, de annak érdekében, hogy ne jusson ugyanarra a sorsra az adatbázis mint az egyik elődje, virtuálisan jobban fogjuk majd a könyvtárak „kezét”, és szükség esetén felhívjuk a figyelmet az adatok frissítésének időszerűségére. Emellett az éves könyvtári statisztikában megadott adatokkal automatikusan frissítjük a könyvtárak adatlapját, tehát bizonyos adatkörök esetén a frissesség akkor is biztosított a statisztikát beküldő könyvtárak esetén, ha az adott könyvtár nem fektet külön energiát az adatainak frissítésébe. Az adatbázis elsődleges fejlesztőjeként remélem, hogy ez egyre kevésbé lesz jellemző, és ahogy egyre több könyvtár frissíti az adatait, úgy fog az adatbázis presztízse nőni, és idővel egyre több könyvtárvezető tartja majd fontosnak, hogy naprakész adatokat tartsunk nyilván a könyvtáráról.

Miért fontos, hogy legyen egy naprakész nyilvántartás az ország könyvtárairól?

Az egy-egy könyvtárról tárolt nagymennyiségű információnak köszönhetően a könyvtáros munka számos területén jól jöhet egy ilyen adatbázis. A gyűjtőköri adatok, az előfizetett adatbázisokról nyilvántartott információk bármikor hasznosak lehetnek referensz-munkánk során, vagy például a könyvtári szoftverek nyilvántartása informatikai fejlesztések előkészítésére, tapasztalatcsere kezdeményezésére lehet segítségünkre. A sort pedig lehetne folytatni, hiszen mindössze két adatot emeltem ki a nyilvántartott bő harmincból.
Az egyén munka segítésén túl is fontos megemlíteni, hogy országos könyvtárszakmai szempontból is nagy jelentősége van egy Könyvtári Intézetnél vezetett naprakész adatbázisnak, hiszen számos alkalommal bocsátunk az Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) Közgyűjteményi Főosztálya Könyvtári és Levéltári Osztálya számára statisztikai adatokat, amelyek szerepet játszanak, illetve játszhatnak minisztériumi döntések meghozatalában. Aktuális példa erre, hogy jelenleg a könyvtáros életpálya-modell munkálataihoz gyűjtünk adatokat az EMMI felkérésére, és ebben ez a megújult adatbázis is jelentős szerepet kapott.

Adatszolgáltatás

Amennyiben olyan adatokra van szükségünk, amelyekre az alap könyvtári adatlap nem kérdez rá, az adatbázis adminisztrációs felületén lehetőségünk van kérdőíveket közzétenni a könyvtárak számára. Ez történt a jelenleg futó adatgyűjtés során is, ahol a kérdőív bevezetője alapján felmérést készítünk „a szakmai munkakörökben dolgozó könyvtárosok létszámáról, a várható nyugdíjazásokról és a státuszok betölthetőségéről annak érdekében, hogy valamennyi szakmai végzettség szintjén prognosztizálható legyen a következő évtizedben a munkaerő-piaci kereslet, ill. hogy adatokat szolgáltathassunk a könyvtáros életpálya-modell munkálataihoz”. A felmérésben az adatbázisban szereplő könyvtárak könyvtártípus alapján meghatározott köre vesz részt. Az ilyen online adatszolgáltatáson keresztül beérkező adatok ugyanúgy az adatbázis szerves részét képezik, mint az alapesetben nyilvántartott adatok. Így lehetőség van akár a könyvtár adatlapján közvetlenül elérhetővé tenni a felmérésből származó adatokat, amelyek így nemcsak a Könyvtári Intézet számára, hanem bárkinek hasznos lehet, és évek múltán is egy helyen lesznek visszakereshetők. (A jelenleg futó „korfa kérdőív” esetén nem fogjuk az adatokat elérhetővé tenni nyilvánosan, mert érzékeny adatokra kérdez rá.)

Hogyan lehet keresni az adatbázisban?

A Könyvtári Intézet honlapján keresztül érhető el az adatbázis keresőfelülete a Gyakran keresett menüpontban. Két módon kínálunk keresési lehetőséget: szabadon beírt kifejezéssel a tárolt adatokra keresve, kiegészítve szűkítési lehetőségekkel és földrajzi helyzetet figyelembe vevő távolságalapú keresést.

Keresési lehetőségek

Hasonlóan egy Google-ös kereséshez, amennyiben meghatározott szókapcsolatra keresünk, ne feledkezzünk meg az idézőjelek használatáról, mert különben minden begépelt szóra külön fut le a keresés. A találati lista táblázatos formában jeleníti meg a keresésnek megfelelő könyvtárak alapadatait, majd a nevükre kattintva nyithatók meg azok nyilvános adatlapjai. A találati listánál lehetőség van a találatok térképes megjelenítésére is, ahonnan szintén lehetséges a továbblépés a nyilvános adatlapra, anélkül, hogy visszalépnénk a találati listára.

A könyvtárak nyilvános adatlapja

A könyvtárakról tárolt összes adat megjelenik azok nyilvános adatlapján. A jobb átláthatóság érdekében az adatok fele egy külön kattintásra lenyíló blokkban tekinthető meg. Az adatokon túl két térkép is található az adatlapokon, az egyik műholdképen mutatja meg a könyvtár környezetét, a második térkép pedig azt, hogy a kereső személy pozíciójához képest hol helyezkedik el az adott könyvtár, és egy kattintással akár azonnali útvonaltervezés is lehetséges. Kiegészítő adatok is megjelenítésre kerülnek. Ilyen például, hogy a könyvtár szerepel-e a Nyilvános Könyvtárak Jegyzékén, hogy fiókkönyvtárról van-e szó, és ha igen, akkor mely könyvtár a központi könyvtára. Fontos adat még a frissítés dátuma, hiszen az is látható, hogy a könyvtár mikor ellenőrizte utoljára az adatait.

A tárolt adatok frissítésének menete

A keresőfelületről elérhető nyilvános adatlapok frissítése az adatbázis adminisztrációs felületén történik, amely a http://konyvtarakadatbazisa.oszk.hu címen található, és természetesen hitelesítéshez kötött. Minden adatbázisban szereplő könyvtár automatikusan kap hozzáférést ehhez a felülethez, így nincs külön regisztráció, csak egy egyszerű hozzáférés-aktiválási folyamat. A könyvtárak számára az elmúlt hónapokban kiküldtük azokat az e-maileket, amelyek tartalmazták az úgynevezett „aktiváló linket”, és így hozzáférhetővé vált a számukra az adatszerkesztési felület.

A könnyű kezelhetőséget letisztult és átlátható megjelenés segíti, a könyvtárosok többsége zökkenőmentesen tudta frissíteni könyvtára adatait. Ahol szükségesnek éreztük, súgószövegeket helyeztünk el, amelyek számát tovább növeltük abban az esetben, ha visszatérő kérdés merült fel egy-egy adatelemmel kapcsolatban. Ezzel sikerült elérnünk, hogy ma már nem érkeznek kitöltéssel kapcsolatos kérdések, és a rövid magyarázatokkal már minden könyvtáros kolléga számára egyértelmű, mire vagyunk kíváncsiak a különböző mezőknél.
Ahogy a képernyőképen is látható, a könyvtárosok által megadott adatok nem esnek át külön ellenőrzésen, a módosított adatok azonnal elérhetővé válnak. Azonban a könyvtárak egy része nem szerkesztheti közvetlenül minden adatát.

Nyilvános Könyvtárak Jegyzéke

Ha a könyvtár szerepel a hivatalos Nyilvános Könyvtárak Jegyzékén, akkor az alapító okiratba foglalt alapadatait nem szerkesztheti közvetlenül. Ennek oka, hogy az adatbázistól alapelvárás volt az EMMI részéről, hogy a hivatalos jegyzék is kereshetővé váljon benne. Ezért (is) található a keresőfelület nyitóoldalán egy szűkítési opció, amely a kereséseket kizárólag a jegyzéken szereplő könyvtárakra korlátozza. A korlátozással ellátott adatmezőket kizárólag a Könyvtári Intézet szerkesztheti e könyvtárak esetén, miután a könyvtár beküldte a módosult alapító okirat fenntartó által hitelesített másolatát, majd a módosítások megjelentek a Hivatalos Értesítőben közreadott frissített Nyilvános Könyvtárak Jegyzékében is. A hivatalos jegyzék közreadása a minisztérium részéről nem rendszeres időkö­zönként történik, ezért az adatbázis felületét kibővítettük egy olyan lehetőséggel, hogy a beérkezett alapító okiratokban foglalt módosításokat megjegyzés formájában azonnal megjelenítjük a könyvtárak adatlapján. Így a könyvtárak meggyőződhetnek arról, hogy a változtatások rögzítésre kerültek, és a következő hivatalos jegyzékben már az új adatok fognak szerepelni. Mivel az adatbázisnak mindig az érvényben lévő hivatalos jegyzéket kell tükröznie, a módosított adatok egészen addig megjegyzésként láthatók, ameddig a Hivatalos Értesítőben nem jelenik meg a frissített jegyzék. A szerkesztési korlátozás csak néhány adatmezőt érint, minden más adat ugyanolyan szabadon szerkeszthető, mint a jegyzéken nem szereplő könyvtárak esetén.

Nehézségek

Számomra meglepő módon a legnagyobb nehézségeket eddig nem is technikai jellegű problémák vagy esetleges hibákat rejtő forráskódok okozták, hanem a hozzáférések eljuttatása a könyvtárakhoz. Jelenleg a könyvtárak bő egyharmada aktiválta a hozzáférést, amelyeket a 2014 elején beküldött éves statisztikában rögzített e-mail címekre küldtük ki. Bár látszólag frissnek tűnnek, számos könyvtártól érkezik megkeresés, hogy nem kaptak még hozzáférést az adatbázishoz. Ilyenkor általában kiderül, hogy azóta változott az e-mail cím vagy sajnálatos módon a levélszemetek közé került a kiküldött e-mail. Az aktiválatlan hozzáférések elsősorban községi könyvtárakhoz köthetők ezért hamarosan – a megyei könyvtárakkal együttműködést kezdeményezve – megpróbáljuk segíteni őket abban, hogy adataikat kezelni tudják majd az adatbázisban. Mindemellett rövidesen elkészül az idén év elején aktuálissá vált éves statisztika összesítése, így frissebb e-mail címek állnak majd rendelkezésünkre, és megismételjük a hozzáférések kiküldését az érintett könyvtáraknak.

Statisztikai adatok

Nem egyszer hivatkoztam már az éves könyvtári statisztikák adataira, amelyeket eddig is a Könyvtári Intézet tett közzé a honlapján Excel táblázat formájában. Az új adatbázisban ezek az adatok is részletesen megtekinthetők, a könyvtárak adatlapjáról érhetők el, egyelőre 2011-ig visszamenően. Újszerű szolgáltatás a statisztikai adatok tekintetében, hogy a rendelkezésre álló éveket összekapcsolva grafikonok generálhatók az adatlapon, amelyek hasznosak lehetnek például könyvtárvezetők számára az egyes évek összehasonlításához és az adott könyvtárra jellemző tendenciák feltérképezéséhez.

A könyvtári rendszer virtuális lenyomata

Jelenleg még nem tart itt az adatbázis, de mindenképp az a cél, hogy alkalmas legyen a magyar könyvtári rendszer egészét leképezni. A fiókkönyvtárak kezelése már megvalósított a rendszerben, a következő lépcsőfok a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszerrel (KSZR) kapcsolatos adatok rögzítése, az ellátóközpontok és szolgáltatóhelyek közötti kapcsolat megteremtése lesz. Ezáltal kereshetővé válik majd, hogy mely szolgáltatóhely mely ellátóközponthoz tartozik (és fordítva), illetve adatszerkesztés terén a szolgáltatóhelyek segítséget kaphatnak majd az ellátóközpontjuktól, ezzel is elősegítve azt, hogy a kisebb települések könyvtárai is bekapcsolódjanak az adatbázis naprakészen tartásába, amely így nagy segítség lehet az ellátóközpontok – gondolok itt a megyei könyvtárakra – munkájában is. Ezen felül tervezzük, hogy munkájuk segítésére a megyei könyvtárak módszertani egységei külön hozzáféréssel nagyobb rálátást kapnak majd az adott megye könyvtárainak adataira (nem csak KSZR-re).

Jövőbeli tervek

Korlátozott kapacitással, de az adatbázis fejlesztése folyamatos, ebben nagy szerepet játszanak a kollégák konstruktív visszajelzései is arra vonatkozóan, milyen funkciókat látnának szívesen. Így a KSZR kezelés megvalósítását követően további újítások várhatók a közeli jövőben.

• A Könyvtári Intézet honlapjának megújításával egy időben részben megújul a keresőfelület: új dizájn és részletesebb találati lista várható, amely exportálható is lesz.
• A jelenleg 2011-ig elérhető statisztikai adatokat bővítjük: a tervek szerint egészen 1999-ig elérhető lesz a könyvtárak éves statisztikája, és amellett, hogy a különböző években beküldött adatokat megjeleníthetjük, keresni is lehet majd azokban.
• Az előd könyvtárak kapcsolásának lehetősége is megvalósul, így adatbázis szinten is nyomon követhetők lesznek például az intézményi összevonások.

Az adatok minőségében is folyamatos javulás várható, hiszen folytatjuk arra irányuló törekvéseinket, hogy minél több könyvtárat sikerüljön bevonni az aktív könyvtárak körébe, illetve hogy bővítsük a nyilvántartott könyvtárak számát. Minél több könyvtáros kolléga érzi majd fontosnak, hogy az adatbázisban naprakész adatokkal legyen jelen a könyvtára, annál értékesebb és jobban használható lesz a könyvtáros szakma számára a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisa.