A Magyar Országos Közös Katalógus (MOKKA) és az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR) adatbázisainak egyesítése az európai uniós TIOP és TÁMOP-pályázatok keretében valósult meg. Ez a régen várt lehetőség alkalmat adott az adatbázisra épülő szolgáltatások áttervezésére és megújítására is, a könyvtárak és az olvasók minél szélesebb körben történő bevonását célozva. Jelen cikk az ODR szolgáltatásaiban megvalósult újításokat tekinti át, a fejlesztések eredményeképp megváltozó könyvtárközi dokumentumellátási környezetet érintő vonatkozásokat emeli ki.

Kiinduló állapot, fejlesztési igények

A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár (DEENK) által fejlesztett Országos Dokumentum-ellátási Rendszer lelőhely-adatbázisának felületén és működésében 2003 októberében történt a mostanit megelőző utolsó megújítás. Az akkori fejlesztés leginkább a könyvtárakat és felhasználóikat nyilvántartó “ODR menedzser” funkciót érintette, lehetővé téve a regisztrált felhasználók számára saját és könyvtáraik adatainak közvetlen karbantartását. Ezen kívül a kérésindító felületen az átláthatóságot javító módosítások valósultak meg néhány új kérésmező hozzáadása, valamint a lelőhely-adatbázisban meg nem található dokumentumok megkérését lehetővé tevő Üres űrlapos kérés bevezetése mellett. A kérések továbbításának módját azonban a fejlesztések nem érintették: azok továbbra is e-mailen kerültek át a szolgáltatóhoz, vagyis a megrendelés után a kérés további kezelése a rendszeren kívül történt (a DEENK esetében a kérések közvetlenül a helyi fejlesztésű könyvtárközi kölcsönzési nyilvántartásba kerültek át), így az a kérések teljesüléséről már nem tudott tájékoztatást adni. A szolgáltatás hátterét biztosító infrastruktúra sem változott, a szerver terhelése a rendszert használók számának dinamikus emelkedésével együtt növekedett: a rendszernek 2003 októberében mintegy 300 regisztrált könyvtári felhasználója volt, számuk 2006 végére 883-ra, 2011 végére 1194-re nőtt.
A 2011-ben lezajlott fejlesztésekkel kapcsolatos igények felmérésére 2009 őszén került sor az ODR-ben regisztrált könyvtárak körében végzett kérdőíves vizsgálattal. A kérdőív szövege és az eredmények elemzését tartalmazó dokumentáció a http://www.lib.unideb.hu/sites/www.lib.unideb.hu/files/palyazatok/tamop_felmeres.php címen érhető el. A vizsgálat eredménye a fejlesztések jó kiinduló alapjaként szolgált, mivel a kérdőíves felmérés amellett, hogy feltérképezte a partnerkönyvtárak könyvtárközi kölcsönzési gyakorlatát és az ODR lelőhely-adatbázissal kapcsolatos tapasztalataikat, az egyes funkciók fejlesztésére vonatkozóan is kért és kapott javaslatokat, valamint néhány fejlesztési elképzelés előzetes véleményeztetésére is lehetőséget adott.

Honnan kezdjük az ismerkedést? A megújult portál

2012 januárjában elindult a szolgáltatás új felülete a http://www.odrportal.hu címmel. Ezt megelőzően az erre vállalkozó könyvtárak a tesztelési időszakban már ismerkedhettek a portállal, visszajelzéseikkel segítették a használatban eligazító súgók elkészítését, az oktatások tematikájának összeállítását. Az ország több városában 2011. november és december folyamán tartott oktatásokon összesen több mint száz könyvtáros vett részt, valamennyi ODR-tagkönyvtárból és az ODR-ben legtöbbet kérő könyvtárakból egyaránt hívtunk katalogizáló és könyvtárközis kollégákat.
A honlap több funkciója – dokumentumkeresés a MOKKA-ODR-katalógusban és az ODR-keresőben, könyvtárak adatainak keresése a Könyvtárnyilvántartóban – bejelentkezés nélkül is használható, teljes funkcionalitású, így a megtalált dokumentumok megkérése és a könyvtáradatok javítása azonban csak regisztrált és bejelentkezett felhasználók számára érhető el. Fontos kiemelni, hogy a MOKKA és az ODR közös felhasználói adatbázist használ, az azonosítás így egypontos. A régi adatbázisból megtörtént a korábban már regisztrált felhasználók és jogosultságaik konvertálása, ezért számukra nem szükséges az újbóli regisztráció, régi felhasználónevükkel és jelszavukkal be tudnak lépni. Ha mégis bármilyen bejelentkezési gondot tapasztalnának, az odrsegitseg@odrportal.hu címen kérjük azt jelezni.

A MOKKA-ODR katalógus és az ODR-kereső mellett a legfontosabb funkciók a Szolgáltatások menüpontban érhetők el: itt találjuk a Kérésadminisztrációt, a Könyvtárnyilvántartót, a Regisztrációt és az egyes funkciók leírásait tartalmazó Hogyan használjam? ODR-wikit. Az ODR-ről menüpontban a teljes rendszerrel kapcsolatos háttér-információkat, híreket, dokumentációkat olvashatjuk el.

Keresési, kérésindítási lehetőségek

Az Országos Széchényi Könyvtár önálló pályázatában, az ODR-fejlesztésekkel összehangolva, a két projekt folyamatos egyeztetésével, szintén az e-Corvina Kft. és a Monguz Kft. munkájával valósult meg a Magyar Országos Közös Katalógus, azaz a MOKKA megújítása és az ODR-adatbázissal történő egyesítése. Megváltoztak a MOKKA betöltési mechanizmusai, megszűntek a betöltési és feldolgozási párhuzamosságok. A könyvtáraknak állományuk gyarapodását már csak egy ponton kell bejelenteniük, mivel az ODR számára szükséges példányinformációk is a közös katalógusba kerülnek be, egyetlen betöltési folyamatban (a bibliográfiai rekordba beágyazottan vagy önálló példányrekordban). Betöltésre kerültek a Nemzeti Periodika Adatbázis folyóiratrekordjai is, állományadataikkal együtt. A megjelenítés és a keresőfelület is megújult, a korábbinál több szempont és formátum érhető el a felhasználók számára, a felület web 2.0-s eszközökkel is gazdagodott. A közös MOKKA-ODR katalógust a http://www.mokka.hu MOKKA-portál mellett az ODR-portál felületén is használhatjuk, utóbbi helyen a példánykeresési funkcióval kiegészítve.
A katalógusban autocomplete funkcióval segített egyszerű, összetett, CCL (parancsnyelvi) keresés mellett böngészhetünk is, illetve szűkíthetjük keresésünket a kiadás dátuma és helye, illetve a dokumentum nyelve és típusa szerint. A Példánykeresésben rákereshetünk egy dokumentum egy konkrét könyvtárban, illetve szolgáltatási ponton megtalálható példányaira is, ami különösen hasznos funkció ha könyvtárközi kéréseink teljesítésével elsősorban az adott könyvtárhoz szoktunk fordulni (pl. ha egy községi könyvtár egy adott megyei könyvtártól tud ingyenesen kérni). Kereséseinket a felület a kereséstörténetben tárolja, ezeket újra lefuttathatjuk változatlan, vagy módosított formában. A találati listát többféle formátumban és részletezettségben is megjeleníthetjük, rendezhetjük, valamint szűkíthetjük pontosítva keresésünk eredményeit a megfelelő facettával (kiadás dátuma, nyelv, szerző, dokumentumtípus, téma, tárgy szerint). A Megnéz oszlopban lévő kék négyzetre kattintva hívhatjuk elő a dokumentum leírását a kiválasztott formátumban (egyszerű, teljes, részletes, MARC, MARCXML, cédula, RIS), a leírás alatt pedig a Szolgáltató könyvtárak felirat melletti “+” jelre kattintva nyithatjuk le a szolgáltatók listáját. Itt a tulajdonos könyvtár neve jelenik meg, mellette a helyi katalógusrekordjához átlépést biztosító házikó ikonnal. A + jelekre kattintva lenyithatjuk a szolgáltatási pont, majd a gyűjtemény szintet, végül elérjük a példány szintet, ahol jelenleg a példányok két típusát találjuk meg.
Az ún. “valószínűsíthető” példányok valódi feltöltött példányinformációk hiányában a rekorddal felküldött lelőhelyadatból származnak, a könyvtáros által a Könyvtárnyilvántartóban megadott, a lelőhelyet tartalmazó gyűjteményre és szolgáltatási pontra érvényes szolgáltatási jellemzőkkel kiegészítve. Ebben az esetben nincs lehetőség az egy gyűjteményen belüli, különböző példánytípusok viselkedésének megkülönböztetésére. A bibliográfiai rekorddal beküldött valódi rekordok ezzel ellentétben tartalmazzák a helyrajzi számot, az ún. ODR-példánytípust és az esetleges példányblokkokat (pl. kölcsönzésben, törlés alatt). A kérdőíves felmérésben is igényként felmerült újdonság, hogy a megjelenített példányviselkedési adatok a kérések irányítása során korábban kizárólagosan használt katalógus-státusadatokkal szemben a könyvtárközi dokumentumellátásra vonatkozó információt közölnek. A színes pöttyökkel jelzett elérhető szolgáltatások, azok igénybevétele feltételének és árának megadása segíti a pontos kérésirányítást, az aktívként jelölt szolgáltató gyűjtemények példányaira ezek alapján az ODR-kérés indítása linkre kattintva adhatjuk fel könyvtárközi kérésünket.

A WebLib Kft. által fejlesztett ODR-kereső a MOKKA-ODR-katalógust integrálja elektronikus dokumentumok közvetlen elérését lehetővé tevő forrásokkal, cikkadatbázisokkal és intézményi repozitóriumokkal (jelenleg az EPA, HUMANUS, MATARKA, NDA, Corvinus, DEA kereshető), valamint az egyik legnagyobb nemzetközi katalógussal, az OCLC WorldCattel. Ha nem található meg teljes szöveggel a forrás az interneten, az ODR-kereső találataiból közvetlen linkkel eljuthatunk a Példányadat linkfeliratra kattintva az ODR-kérés indításhoz. Szintén közvetlen átlépést tesz lehetővé a http://www.mokka.hu felületről a példányadatok ellenőrzéséhez és könyvtárközi kérés küldéséhez a leírások alatt megjelenő ODR-link.
Üres űrlapos kérés feladására a Kérésadminisztráció kezdőlapján van lehetőség azon szolgáltatási pontokhoz, amelyek ezt az opciót a Könyvtárnyilvántartóban megjelölték. A MOKKA-ODR-ből indított és Üres űrlapon kezdeményezett kérésfeladást lépésről lépésre bemutató leírásokat a Szolgáltatások menüpont Hogyan használjam? ODR-wiki menüpontjában találhatunk a http://hu.wiki.lib.unideb.hu/index.php/Kérésindítás_lépésről_lépésre címen.

A kérések kezelőfelülete: a Kérésadminisztráció

Az ODR-szolgáltatásokon belül a kérések nyilvántartása az a terület, amelyen a legnagyobb mértékű fejlesztések zajlottak. Az új kérésadminisztrációs alrendszer – elődjével ellentétben – képes a kérések teljes életciklusának végigkövetésére, a kérő, a szolgáltató könyvtár, valamint a megrendelő olvasó számára is folyamatos tájékozódási lehetőséget nyújtva. A teljes értékű könyvtárközi nyilvántartásként használható felület valamennyi regisztrált könyvtár számára elérhető bejelentkezés után az ODR-portál Szolgáltatások menüpontjában. Különösen jelentős ez az újdonság annak fényében, hogy a kérdőíves felmérés tanúsága szerint a megkérdezett könyvtárak 66 százaléka hagyományos, papíralapú nyilvántartást vezet könyvtárközi kéréseiről, és az országban az integrált könyvtári rendszerekben csak elvétve találunk a gyakorlatban is használatban lévő könyvtárközi kölcsönzési modult.
A felületen lehetőség lesz saját kérésszámozásra, sablonok és statisztika igénybevételére, a használat teljessége is testre szabható (kötelező és opcionális státusokkal). Más rendszerekkel az összekapcsolódási lehetőséget az NCIP szabvány alkalmazása biztosítja. A kérések teljesülésének követése a felületen státusváltozások segítségével lehetséges a kérő és a szolgáltató számára egyaránt; a kommunikáció is egyszerűsödik a tranzakció résztvevői között a kérésekhez fűzhető üzenetek révén. A státusváltozásokról és üzenetek érkezéséről e-mailes értesítést is kérhetünk majd, az üzenetek a kezdőlapra is kivezetésre kerülnek. Egy könyvtáros a Könyvtárnyilvántartóban beállított jogosultságai szerint akár több szolgáltatási pont kéréseit is kezelheti, egymástól különállóan, egyetlen belépéssel.
Az olvasói kérésindítás szintén új eleme a rendszernek: az olvasói nyilvántartásban regisztráló felhasználók kérést indíthatnak azokba a könyvtárakba, amelyek beiratkozott olvasói; kéréseiket a saját könyvtáruk fogja az általa kiválasztott szolgáltatóhoz továbbítani.

A MOKKA-ODR-ből vagy a Kérésadminisztráció kezdőlapjáról indított üres űrlapos kérések rögtön a feladás után kérésszámot kapnak, és megjelennek a kezdőlapon mind a kérőnél, mind a szolgáltatónál. Bizonyos státusváltozások a kérés másik félnek történő átadásával is járnak (pl. megkérés, elküldés); a státusok listája az ODR-wikiben elérhető: http://hu.wiki.lib.unideb.hu/index.php/ODR_státuszok. A státusváltozásokat és azok időpontjait a rendszer naplózza, segítségükkel részletes statisztikai kimutatások készíthetőek. A kérésekhez költségek kapcsolhatók, ezek alapján akár egyszerre több kéréshez is kiállíthatunk számla jellegű költségösszesítést, szállítólevelet, amelyek – csakúgy, mint a kérések – kinyomtathatóak.
A Kérésadminisztrációs modul kezdőlapján az adott szolgáltatási pont kérései státus és partnerkönyvtár szerinti csoportosításban jelennek meg az oda tartozó kérések számának megjelenítésével, alattuk találjuk a kérések több szempontú keresését lehetővé tevő panelt, valamint a szolgáltatási hely váltására, üres űrlapos kérés feladására szolgáló gombokat. A találati listában megjelölt kéréseken csoportos módosítást is végezhetünk (státusmódosítás, lejárati határidő beállítása), itt lesz lehetőség a kérések más szolgáltatási ponthoz történő átadására is (a Könyvtárnyilvántartóban előre megadott partnerek számára).

Könyvtárnyilvántartó

A könyvtárak nyilvántartásának jelentős átdolgozását az indokolta, hogy a régi rendszerben csak a szerkezet “megerőszakolásával” lehetett a manapság oly gyakori szervezeti változásokat tükrözni. Új könyvtárak létrehozásakor, részlegek egyesítésekor, szétválasztásakor, megszűnésekor, állományok mozgásakor fontos, hogy a kérések irányítása és a felhasználók jogosultságai is leképezzék a módosult viszonyokat, a kérések mindig a megfelelő szolgáltatóhoz kerüljenek. A korábbi kétszintű (könyvtárak és gyűjtemények megkülönböztetése) helyett ezért négyszintű nyilvántartás került kialakításra, amely a tájékoztató adatok közlésén túl a könyvtárosok beállításai és a jogosultságkezelés révén a kérésadminisztráció működését is irányítja, a lelőhelyek feloldását, valamint a MOKKA-feltöltés információit is tartalmazza. Bár a könyvtárak az előző felületen is maguk gondozták adataikat, az új felületen még fontosabbá vált az adatok figyelmes és naprakész karbantartása, mert a megadott, az eddig megszokottnál nagyobb részletezettségű adatok a korábbinál is meghatározóbb mértékben befolyásolják a teljes rendszer működését. Itt adhatják meg a könyvtárak a partnerkönyvtárak, illetve felhasználóik számára nyújtott szolgáltatásokban való részvételük módját, pl. hogy fogadnak-e üres űrlapos kérést, illetve mely gyűjteményeikből szolgáltatnak és milyen formában.
A régi rendszerből konvertálták a könyvtárak, valamint a felhasználók adatait és jogosultságaikat, kialakításra került mind a négy kötelező szint minden esetben: a könyvtár, a könyvtárközi kölcsönzést végző szolgáltatási pont, a gyűjtemény szint az alatta megadott lelőhellyel vagy lelőhelyekkel, valamint a katalógus (adatbáziskód). Lehetőség van komplett szolgáltatási pontok egy lépésben történő átmozgatására is pl. fiókkönyvtári szerkezet tükrözése esetében. Mivel az adattartalom bővült (pl. a számlázási adatokkal), kérjük a könyvtárakat, hogy ellenőrizzék és egészítsék ki valamennyi szinten az adatlapjaikon tárolt információkat, hogy a partnerek munkáját megkönnyítsék. Ehhez segítséget szintén az ODR-wikiben találnak. A Könyvtárnyilvántartóban csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók tudják szerkeszteni intézményük adatait; azok az elemek, amelyek szerkesztésére nem jogosultak, elhalványítva jelennek meg.

A Szolgáltatások menüpontból megnyíló kezdőlapon láthatjuk a betöltött mintegy 1400 partnerkönyvtár betűrendes listáját, kereshetünk autocomplete segítségével név-, helyés OSZK-kód szerint, keresésünket könyvtártípusra és szolgáltatásokra szűkítve. A szintek lenyitása az adott név előtt megjelenő háromszögre történő kattintással lehetséges, a szint adatlapja a bal panelban szereplő névre kattintás után a jobb panelban jelenik meg. A használati tapasztalatok alapján a könyvtárnyilvántartó felületének további fejlesztése folyamatban van. Cél a még könnyebb áttekinthetőség.
A felülettel kapcsolatos észrevételeket várjuk az odrsegitseg@odrportal.hu címre; az ODR-wiki leírásait is folyamatosan bővítjük a beérkező visszajelzések alapján. Az igényektől függően további oktatások és tapasztalatcserék megrendezésére is van lehetőség. Bízunk benne, hogy az esetleges kezdeti nehézségek ellenére a megújult felület hasznos segítség lesz mind a könyvtárosok, mind a könyvtárhasználók számára és megelégedéssel fogják használni.